Finner nye veier for effektiv forvaltning i kommune-Norge (Molde kommune)

27 Jan 2010

I likhet med mange andre kommuner gjennomførte Molde i 2002 en organisatorisk omstilling, kalt MiO – Molde i Omstilling. Et vesentlig trekk ved omstillingen var å gå bort fra en tradisjonell etats-ledet organisasjon til en mer dynamisk bestiller-utfører organisasjon, hvor prinsippet om resultatledelse får en fremtredende betydning.

I 2003 ble det mulig for Molde kommune å delta i Kommunal- og Regionaldepartementets Stifinnerprogram. Stifinnerprosjektet går over 3 år og det er åtte kommuner med i programmet. For å operasjonalisere visjon og mål i kommuneplanes samfunnsdel for perioden, ble det gjennomført en grundig prosess i administrasjonen og med politikerne våren 2004, som resulterte i 131 strategiske delmål. Videre ble det utviklet en prosjektplan for innføring av balansert målstyring i kommunen, samt et gjennomgående målekort. I 2005 ble Molde den av stifinnerkommune som tok på seg å utvikle en kommunal modell for balansert målstyring i samarbeid med firmaet Integrate as. Mer om Stifinnerprogrammet ogbalansert målstyring i egne bokser.

Målstyring i Molde kommune
I forbindelse med målstyringsprosjektet, tegnet kommunen høsten 2005 en utviklingskontrakt med Kvalitetslosen og Integrate, som leverer portaler for kommunal styring. Kommunens nye målstyringsløsning gir et helhetlig overblikk over all tjenesteproduksjon, samtidig som man har tilgang til en enorm datamengde og kan analysere detaljer. I løpet av våren 2006 vil alle virksomhetene i kommunen bruke løsningen for måling, analyse og rapportering hva gjelder økonomi og sykefravær. Resultat fra bruker- og medarbeiderundersøkelser vil bli lagt inn etter hvert som de utføres, samt opp-følging av handlingsplaner og tiltak. I 2006 og 2007 vil det arbeides kontinuerlig med å legge all kvalitetsdokumentasjon, tjenestebeskrivelser, mål, planer og tiltak inn i verktøyet. All analyse og alle kommunale rapporter skal også genereres og tilgjengeliggjøres i portalen.

Til nå har erfaringsdata vært spredt og ustrukturert på mange steder i kommunen. Dette har medført dårlig oversikt og at medarbeidere i kommunen bruker uforholdsmessig mye tid på rapportering og sammenstilling av dokumentasjon. Likeledes har resultatoppfølging vært en tidkrevende og vanskelig prosess. Med den nye målstyringsløsningen blir det slutt på dette.

Leverandørkrav: må forstå kommunal virksomhet!
Stifinnerkommunene valgte løsningen fra Kvalitetslosen og Integrate etter en grundig vurdering av mange tilbydere i markedet. Løsningen dekker kommunens pålagte planverk og handlingsprogram for integrasjon mot kommunens øvrige datasystemer. I tillegg er all funksjonalitet for virksomhets- styring, analyse, rapportering, og kvalitetssystem tilgjengelig som en helhetlig løsning. Løsningen har blitt svært funksjonsrik, men samtidig vurdert som den mest brukervennlige løsningen i markedet. Tilpasninger kan gjøres slik at man ikke trenger å velge full funksjonalitet hvis men ikke har behov for det. Videre var det avgjørende for valget at leverandøren hadde god forståelse for kommunal virksomhet og har innført løsninger for virksomhets- styring i mange kommuner.

- For Molde kommune er det høy kvalitet og effektivitet i produksjonen av tjenester for sine innbyggere som står sentralt, sier Ragnhild Holsvik som er prosjektleder for innføringen i Molde kommune. - Dette vil det nå være mulig å dokumentere; synsing og magefølelse vil ikke alene være retningsgivende for utviklingen. Positivt økonomisk resultat er ikke et mål i seg selv, men nødvendig for å ha spillerom til å forbedre tjenesteproduksjonen. Investeringene kommunen har lagt ned ved å være med i dette utviklingsprosjektet er lave i forhold til å skulle kjøpe et ferdig verktøy, og lave i forhold til gevinsten ved å forbedre resultater på kommunens viktigste strategiske mål. Prosjektet har vært lønnsomt fra dag en gjennom å bevisstgjøre virksomhetslederne på metodikken som skaper bedre resultater. IT-løsningen er et verktøy som sørger for at det går en rød tråd gjennom kommunens planer og tiltak, hvordan disse gjennomføres og måles, samt analyser og rapporter. Uten IT-støtte ville det i praksis ikke være mulig å få denne oversikten, samt ruste kommunen for den enorme utviklingen de står overfor i samfunnet i årene som kommer, sier Ragnhild Holsvik.

Om Stifinnerprogrammet:
KRD’s moderniseringsprogram ”Stifinneren”, har som formål å bedrive modernisering for velferd. Programmet inviterer kommunene til å ta en aktiv rolle i å finne nye ”stier” for å drive kommunal virksomhet mer effektivt. I dag er følgende kommuner med i Stifinnerprogrammet: Vadsø, Sogndal, Bømlo, Herøy, Tingvoll, Molde, Porsgrunn, og Alna Bydel. Se www.odin.no/krd

Om balansert målstyring (BMS):
Balansert målstyring er et ledelsesverktøy for iverksettelse og oppfølging av virksomhetens overordnete mål og strategier. Med balansert målstyring som verktøy i kommunale virksomheter, vil brukere møte en kommune som kjenner deres behov og deres ønsker, og som tilrettelegger sine tjenester til innbyggernes beste. Mer om Integrates målstyringsløsning for kommuner på www.integrate.no